Organizzare una festa a sorpresa: prima o poi capita a tutti di fermarsi e di rendersi conto che è necessaria un’azione decisa e segreta per una persona che veramente lo merita. Proveremo ad analizzare le questioni e i piccoli passaggi per organizzare un evento che sia veramente gradito.
Una banalità
L’elemento cruciale di una festa a sorpresa è la stessa “sorpresa” tutto deve essere fatto all’oscuro di chi festeggia, altrimenti nulla ha senso. Si tratta di un piccolo particolare che deve essere sempre tenuto presente nel coinvolgimento delle persone e nell’organizzazione delle cose. Mai sottovalutare nulla, mai sottovalutare l’uso dei social, mai sottovalutare nessuna persona. Il successo di ciò che stiamo organizzando dipende da questo. Lasciare in giro un biglietto, uno scontrino, una prenotazione, può far sfumare tutto prima di cominciare.
Capire se è il caso di cominciare
Sembra una cosa banale ma non lo è affatto. In questo prima step bisogna fermarsi e fare un’analisi attenta sulla reale volontà di organizzarla, poiché riesce bene solo se questo evento inaspettato è accettato di buon grado da chi festeggia e se c’è la grande volontà di partire tanto tempo prima per organizzare un momento magico. È disarmante, ma non tutti desiderano vivere sorprese, e non tutti vivono le sorprese allo stesso modo. Come ogni evento della vita, una festa a sorpresa richiede una dose di entusiasmo e la voglia di mettersi in gioco, che deve essere condivisa da tutti. Se riteniamo che non c’è questa volontà o capacità è meglio fermarsi prima di cominciare. Se, invece, la festa a sorpresa capita in qualsiasi momento anche di stress, ma il/la festeggiato/a ha voglia di mettersi in gioco, possiamo cominciare ad organizzare.
Primi passi
La prima certezza su cui basare tutta l’organizzazione è la data, ovviamente deve essere un giorno in cui chi festeggia non deve rinunciare a eventi o situazioni importanti. È doveroso informarsi con discrezione magari chiedendolo direttamente con una scusa o facendosi aiutare dalle persone vicine al festeggiato o al festeggiato. La festa a sorpresa non deve rovinare la vita al protagonista dei festeggiamenti, ma deve esserne una parentesi serena. Valutiamo se è il caso di coinvolgere delle persone che sono vicine al/la protagonista della festa per fare in modo che in questa data non vengano presi impegni. Certamente andare in palestra, non è una attività salvavita o irrinunciabile, anzi, è un evento che possiamo addirittura sfruttare al nostro vantaggio per tenere la data libera e non destare sospetti. Ciò non vale nel caso di una visita medica, un concorso, un esame etc… Insomma nella scelta della data dobbiamo giocare bene in anticipo ed esaminare tutte le variabili possibili.
Il luogo
Questa variabile ha bisogno di un po’ di attenzione. Nell'immaginario collettivo della festa a sorpresa, tutti pensiamo alle luci che si accendono della propria casa. La cinematografia italiana e americana testimonia, anche in modo paradossale, come questa location non è sempre la scelta vincente. Diciamo che la casa del/della festeggiata non è un’ipotesi da scartare ma ci dovranno essere tutti i presupposti per farlo: ne dovrà essere informata la famiglia ad esempio. La casa di un conoscente invece che della famiglia diretta può essere una valida alternativa per avere più libertà di movimento. Si tratta di una proposta che deve venire dagli altri e non da noi. Si deve trattare di un luogo comunque che non insospettisca il/la festeggiato/a o comunque dovrà essere ben architettato il modo per farlo/a travera nel posto giusto al momento giusto. Si può scegliere anche un luogo come una sala feste o un ristorante se ad esempio la organizziamo di sabato sera. Insomma, ciascuno faccia le valutazioni del caso anche su questo aspetto. Nel caso si scelgano luoghi commerciali come ristoranti, sale da bowling, spa, pizzerie, vale comunque la regola di accertarsi della reale disponibilità e quindi sarebbe preferibile prenotare anche in base alle persone che parteciperanno. Soprattutto, nel caso si scelgano location che non sono solitamente utilizzate per questo e quindi saranno assicurate, è bene che tutti siano informati del luogo e delle regole da tener presente per scongiurare sin dall’inzio la possibilità di eventuali danni.
Gli invitati
Come per il luogo bisognerà consigliarsi con la famiglia o con gli amici. Nel caso la festa sia organizzata per un piccolo numero di persone, gli amici del club, i colleghi, etc sarà sicuramente più semplice perché basterà sentire le persone del singolo contesto, famiglia, palestra, corso di cucina, parrocchia etc… Diciamo che vige una regola di buon senso: per mantenere il segreto con poche persone è più semplice rispetto alla eventualità di invitare tante persone. Tuttavia bisogna considerare se invitare persone particolari, come amici di vecchia data, parenti particolari. Inoltre, se invitiamo tante persone chiediamoci della nascita di eventuali “malumori” causati dall’incontro di “contesti diversi”! Un suggerimento: gli inviti potranno essere prodotti in tanti modi anche utilizzando i social o programmi di instant messaging; tuttavia è preferibile parlare di persona a telefono per chiarire particolari importanti, esortare alla segretezza, e valutare il reale interesse degli invitati. Ciò è fondamentale per il successo della serata, ma anche per motivi logistici come ad esempio la prenotazione del locale, lo spazio per il parcheggio per non destare sospetti etc.. Alcuni inviti dovranno essere realizzati come semplice serata. In altre parole a chi non sa mantenere il segreto bisognerà impostare l’invito come una semplice serata, assicurandosi che sarà pari a zero il rischio di “spoiler”
L'organizzazione
Se la festa ha numeri importanti è bene chiedere aiuto magari anche dividendosi i compiti. È impensabile fare tutto da soli: sarà utile chiedere aiuto a qualcuno, un familiare, amici, colleghi, conoscenti del/la festeggiato/a. Se la festa non è al ristorante o equivalenti bisognerà acquistare tutto il necessario molto prima del giorno della festa. Se invece la festa è in un locale da prenotare è bene farlo prima possibile. Questo passaggio è delicato quando si tratta di feste in cui i familiari vorrebbero avere un ruolo importante come ad esempio nella impostazione del tema, del colore, dei piccoli particolari della festa come ad esempio le bomboniere per gli invitati. Si tratta da una variabile che dipende dal tipo di festa. Una festa a sorpresa in un ufficio tra colleghi non richiede tutta questa organizzazione, ma una organizzata per un evento particolare forse si. E’ ovvio che bisognerà pensare a chi scatta le foto, se è necessario acquistare la torta, se questa deve seguire un tema o avere un messaggio particolare.
La torta
Anche la torta è un dettaglio da non sottovalutare, se è necessario bisognerà ordinarla tanto tempo pria, soprattutto se si hanno richieste specifiche per la pasticceria. In caso diverso ora le torte si trovano anche al panificio. Tuttavia, è necessario capire quanto deve esser grande. Una torta per tante persone deve essere necessariamente ordinata. Fino a dieci persone vanno benissimo quelle già fatte nelle pasticcerie, panifici, bar etc.. IN estate si potrebbe anche pensare a una velocissima torta gelato che dovrà essere conservata in frigo il giorno della festa. Un dettaglio che dovrà essere pensato anche in funzione del gusto del/la festeggiato/a. Non è scontato che a tutti piaccia il pan di spagna, una crostata o la torta sacher, bisognerà capire quale potrà essere quella preferita. Attenzione ai casi di celiachia e alle intolleranze varie come ad esempio al lattosio: tutti devono poter mangiare la torta!
Cosa mangiare...
Cosa mangiare alla festa? In un ristorante o in una pizzeria basterà accordarsi. In luogo che individuiamo noi dipenderà dal numero delle persone, ma in generale bisognerà comprare delle pizze, quelle grandi fatte a fette, rustici, stuzzicheria salate, bibite, vino etc. Una variante a tutto questo per esempio potrebbe anche essere carino chiedere a ciascun invitato di portare qualcosina. Si tratta di una eventualità che funziona molto bene tra persone che già si conoscono e possono mettersi facilmente d’accordo. Nel caso non ci sia questa conoscenza si potrà delegare anche qualcuno a raccogliere una quota in denaro per comprare il necessario. Si tratta di questioni organizzative che dobbiamo necessariamente valutare, pensando alla specifica festa e alla sua importanza. Come per tutte le altre questioni dipenderà anche dal ruolo che vogliamo dare o dobbiamo dare alla famiglia o agli amici di chi “festeggia”. Un piccolo particolare da tener presente è anche la possibilità di acquistare e preparare delle decorazioni che potranno essere utili ad esempio in pizzeria o nel luogo che abbiamo scelto, ma non in un luogo che organizza eventi. In quest’ultimo caso sarà necessario definire i particolari di tema e colori: una festa di laurea presuppone il colore rosso, un compleanno potrebbe essere ambientato con i colori della squadra del cuore etc..
Il cibo e le bevande dovranno essere legate al luogo che abbiamo scelto, all’età e alla cultura del/della festeggiato/a. A tal proposito è bene tener presente eventuali intolleranze alimentari, ma questo è un consiglio per deve valere per tutti. Assicuriamoci che ci siano ad esempio alimenti senza glutine, pietanze per vegetariani etc..
I complici
Sono necessari nella organizzazione per tanti motivi, oltre che per mantenere il segreto anche per partecipare attivamente all’organizzazione. Solitamente sono gli stessi invitati. Ad esempio agli amici si può chiedere di raccogliere le foto per una piccola presentazione da mostrare durante la festa. Sono sempre i complici a poter partecipare attivamente alla preparazione del luogo in cui si festeggerà, a comprare il necessario, a fare le foto etc.. Avere il frigo stracolmo prima di una festa potrebbe essere un segnale, quindi potrebbe essere importante rivolgersi ai propri familiari al vicino di casa agli amici, per eliminare qualsiasi pericolo di essere scoperti. Molto delicato è il complice che dovrà informarci dell’arrivo del/della festeggiata almeno 15 minuti prima: ciò garantirà una preparazione dei minimi dettagli, come nascondere auto nel parcheggio, chiudere le luci, nascondere se sarà il caso gli invitati etc… Una nota avere i bambini come complici non è il massimo, è molto frequente che tutto vada in fumo, quindi si faccia molta attenzione.
Ricordi
Siamo in un’epoca altamente digitale. Tutti hanno il telefonino. Durante la festa saranno scambiate innumerevoli foto. Tuttavia piuttosto che “scambiarsi” foto è necessario scattarle. Sarebbe preferibile che ci fosse qualcuno che le “scattasse” e non scambiasse. Sarebbe opportuno individuare qualcuno con una fotocamera digitale in grado di usarla per immortalare professionalmente “o quasi” le foto dell’evento. In una festa a sorpresa importante, confrontandosi con la famiglia per ovvi motivi, si potrà pensare di ricorrere a un servizio fotografico professionale.
I tempi
Immaginate la scena che un invitato si presenti alla festa mentre sta arrivando chi festeggia? Un disastro. Un evento da scongiurare. Diamo a tutti gli inviati un orario differente che sia almeno un’ora prima dell’arrivo di chi festeggia, Solitamente molte persone fanno ritardo alle feste ed è bene che ciò non accada. Lo stesso vale anche per il luogo della festa. Se è in un contesto in cui il/la protagonista della festa vive abitualmente è bene preparare sotto sotto, qualche ora prima. Gli arrivi anticipati del/la festeggiata potrebbero rovinare tutto. Se invece la festa viene organizzata in un luogo differente si potrà fare tutto con più calma anche molto tempo prima, festoni, tavoli, foto etc… La tempistica è fondamentale anche nel caso in cui abbiamo chiesto agli invitati di portare qualcosa. Ci dovrà essere il tempo materiale per allestire i tavoli, per preparare un minimo di buffet etc..
La scoperta
Possiamo organizzare questo momento come nell’immaginario comune di luci che si accendono, ma possiamo anche far credere al/la festeggiato/a di partecipare ad una feste in cui si scoprirà il protagonista in fieri. In ognuna delle eventualità è importante che tutti ne siano informati.
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